Keine Papierakten: So arbeiten wir bei b real estate

Bei uns gibt es keine Papierakten, auch keine Zweitakte im Schrank für den Fall der Fälle. Wir haben von Anfang an ausschließlich elektronisch gearbeitet, und dafür gab es einen praktischen Grund: Wir haben zwei Büros, in Mühlheim am Main und in Bad Schwalbach, und Rechtsanwälte und Architektin bearbeiten Mandate auch gemeinsam. Dafür braucht es eine Akte, die alle Beteiligten zur selben Zeit vor sich haben, egal wo sie gerade sitzen.

Vom Posteingang in die Akte

Was bei uns ankommt, landet in der elektronischen Akte. Die meisten Unterlagen erreichen uns ohnehin digital. Mandanten schicken sie meist per E-Mail, Gerichte und Kollegen nutzen die elektronischen Wege, die heute vorgeschrieben sind. Briefpost scannen wir ein und ordnen sie der Akte zu. Das Papier wird danach vernichtet oder aufbewahrt, je nachdem, um welches Schriftstück es sich handelt.

So ist jedes Schriftstück an einer Stelle zu finden, und wer an einem Fall arbeitet, sieht denselben Stand, in beiden Büros.

Recht und Planung in einer Akte

Richtig nützlich wird das, wenn wir eine Angelegenheit gemeinsam bearbeiten. Dann liegen neben Verträgen, Beschlüssen und Schriftsätzen auch die Unterlagen aus der Architektur in derselben Akte: Pläne, Fotos vom Objekt, Angebote und Vergabeempfehlungen. Die Anwälte sehen, was die Architektin vor Ort festgestellt hat, und die Architektin weiß, worum es rechtlich geht.

Ein Beispiel aus unserer Praxis: Ein Mandant hatte eine Dachgeschosswohnung in einer Eigentümergemeinschaft gekauft. Erst danach stellte sich heraus, dass die Wohnnutzung baurechtlich nicht zulässig war. Gegenüber dem Verkäufer mussten Ansprüche geltend gemacht und gleichzeitig Maßnahmen der Bauaufsicht abgewehrt werden. Parallel hat Nadine Busch die Legalisierung betreut und die erforderlichen Unterlagen beigebracht. Alles lag in einer Akte, sodass die Unterlagen für den Genehmigungsantrag auch für die Auseinandersetzung mit Verkäufer und Behörde bereitstanden.

Was sich für Mandanten ändert

Für unsere Mandanten bedeutet das vor allem kurze Wege. Unterlagen können sie uns per E-Mail oder auf anderem Weg schicken, und sie liegen sofort bei der Person, die das Mandat bearbeitet. Besprechungen finden in einem unserer Büros statt oder per Video, wenn das den Weg spart.

Weil die Akte überall dieselbe ist, sind wir auch nicht an die Umgebung unserer Büros gebunden. Derzeit betreuen wir unter anderem Fälle in Wyk auf Föhr und in Füssen.

Wo Papier bleibt

Ganz ohne Papier geht es nicht. Originalvollmachten und Vollstreckungstitel brauchen wir weiterhin auf Papier, weil es bei ihnen auf das Original ankommt. Diese Schriftstücke bewahren wir auf. Alles andere liegt in der elektronischen Akte.

Für uns ist das seit der Gründung Alltag. Für unsere Mandanten heißt es vor allem: Jeder, der an ihrem Fall arbeitet, hat alle Unterlagen vor sich.